Bienvenue à Telley-Epilespoir, action internationale pour l'épilepsie.

Préambule

Conformément à l’article 18 des statuts de l’Association Telley-Epilespoir, action internationale pour l’épilepsie, le règlement intérieur est établi par le Conseil d’Administration qui le fait approuver par l’Assemblée Générale.

Les modifications, proposées par le Conseil d’Administration sont soumises au vote de l’Assemblée Générale. Cependant, en cas d’urgence, ces modifications peuvent être adoptées provisoirement, jusqu’à leur ratification par la prochaine Assemblée Générale. Les membres sont alors informés par voix électronique.

Tout adhérent s’engage au vu des statuts et du règlement intérieur de l’association.

Article 1 – Cotisations des membres actifs

• Le montant de la cotisation-adhésion des membres actifs, est fixé à 30 euros pour un membre individuel (personne physique). Toute personne individuelle ou organisaiton peut, qu'elle soit membre ou pas de notre association, peut librement décider de faire un don volontaire, pour soutenir l'action de Telley-Epilespoir.
• Pour une organisation membre (personne morale), la cotisation-adhésion est fixée au montant de la cotisation est fixée à 200 euros.
• Pour les organisations membres, l’adhésion devra comprendre une demande écrite émanant d’une personne habilitée de la société, de l’établissement ou de l’association concernée, accompagnée d'un titre de paiement du montant de la cotisation-adhésion.
• Dans le cas où le montant de la cotisation-adhésion accompagnée d’une personne morale est effectuée en ligne par un moyen électronique directement sur le site internet de Telley-Epilespoir, une lettre de régularisation émanant d’une personne habilitée de la société, de l’établissement ou de l’association concernée, devra nous être adressé.

Article 2 – Cotisation-adhésion

La période de cotisation-adhésion s’entend pour une souscription de 12 mois de date d’adhésion à date anniversaire cotisation-adhésion.

Elle est renouvelable par tacite reconduction, sauf annulation de la part de l’adhérent 1 mois avant la date anniversaire de votre souscription. Un courriel (email) de rappel parvient à l'approche de l'échéance.

Afin de simplifier la gestion du Conseil d’administration bénévole, les cotisation-adhésion s’effectuent de préférence directement en ligne à la section “Adhésion” ou “Rejoignez Telley-Epilespoir” du site internet de l’association.

Les transactions sont sécurisées par le système de paiement PayPal. Toutes les informations échangées pour traiter le paiement sont cryptées grâce au protocole SSL. Ces données ne peuvent être ni détectées, ni interceptées, ni utilisées par des tiers. Elles ne sont pas non plus conservées sur nos systèmes informatiques.

Dès la fin de la transaction en ligne, un message important parvient au membre Telley-Epilespoir, par courriel. Il contient ses informations de connexion, pour accéder immédiatement aux ressources électroniques des salons privés du site de l’association et profiter des privilèges de membre actif ( documents téléchargeables, soumission d’articles, espaces d’échanges réservés aux membres, etc).

Article 3 – Conditions d’adhésion des membres

Conformément à l’article 7 de nos statuts, le Conseil d’Administration, lors de chacune de ses réunions statuant sur le adhésions, peut être exceptionnellement conduit à ne pas agréer un nouveau membre. Dans ce cas, la cotisation-adhésion lui sera intégralement remboursée.

L’adhésion n’est effective qu’après paiement de la cotisation, raison pour laquelle nous parlons de cotisation-adhésion.

Les membres sont tenus d’informer le Bureau de l’association lors de tout changement de coordonnées postales ou électroniques, l’essentiel des échanges entre les membres  Telley-Epilespoir, géographiquement dispersés sur plusieurs continents, se faisant, au moindre coût par internet.
Les personnes morales doivent informer le Bureau de l’association en cas de changement de leur représentant.

Article 4 – Perte de la qualité de membre - Exclusion

L’article 10 de nos statuts définit les conditions de perte de la qualité de membre de l’association Telley-Epilespoir.

Article 5 – Document électronique authentifié

La définition d’un document électronique authentifié est subordonnée aux possibilités de cryptage et d’authentification disponibles sur les plates-formes définies par les statuts et par la législation en vigueur (notamment pour ce qui concerne la validité de la signature électronique).

Article 6 – Assemblées Générales et réunions à distance

Les Assemblées Générales annuelles doivent se réunir dans le délai maximum de six mois après la clôture de l’exercice.

Les Assemblées Générales (ordinaires ou extraordinaires) pourront être organisées en utilisant les moyens électroniques à la disposition de l’association sous forme de réunion à distance pour permettre la participation du plus grand nombre possible des membres.

L’association se réserve le droit de considérer comme valable la participation à une réunion du Conseil d’Administration ou du Bureau d’un membre empêché dès lors que celui-ci a fait parvenir à au moins un des membres du Bureau un document électronique précisant sa position sur au moins la moitié des points portés à l’ordre du jour.

L’association se réserve le droit de considérer l’usage de moyens électroniques ou de tout système réservé à ses membres permettant un échange à distance puisse être assimilé à une réunion ayant même valeur qu’une Assemblée Générale, sous réserve que l’ordre du jour de cette réunion virtuelle ait été clairement annoncé et que les conditions de quorum d’une Assemblée Générale soient respectées.

Le rapport moral, le rapport financier et le budget prévisionnel, ainsi que toute information se rapportant à l’ordre du jour pourront être consultés sur un espace réservé aux membres dix jours avant la fin des votes électroniques ou le début de toute réunion physique. Le Conseil d’Administration peut fixer des modalités particulières d’organisation des Assemblées Générales concernant le média électronique utilisé et la durée des discussions.

Ces dispositions seront portées à la connaissance des adhérents de la même façon que les autres documents nécessaires à la bonne tenue de l’assemblée.

Tout au long de l’année, les administrateurs doivent faire état régulièrement auprès des membres de l’avancement des dossiers dont ils sont en charge, de manière à encourager la participation active des membres qui le souhaiteraient. A l’approche des Assemblées Générales, les administrateurs, sortants ou non, doivent exposer aux membres le bilan qu’ils font de leur action au sein de l’association durant l’année écoulée.

Article 7 – Modalités d’élection

Le droit de vote est réservé aux membres actifs, à jour de cotisation.

Est éligible tout membre actif (personne physique) à jour de ses cotisations et remplissant au moins une des deux conditions suivantes :

• faire partie de l’association depuis au moins douze (12) mois ;
• représenter auprès de Telley-Epilespoir, action internationale pour l’épilepsie, depuis au moins douze (12) mois une personne morale, membre actif de l’association et à jour de ses cotisations. Dans ce cas, le représentant doit impérativement adhérer à titre personnel et régler une cotisation en tant que personne physique au plus tard dans un délai de 30 jours avant l’Assemblée Générale pour y acquérir le droit d’éligibilité.
• Le Conseil d’Administration se réserve cependant le droit de réduire cette durée à titre exceptionnel. Cette décision devra être dûment motivée lors de l’Assemblée Générale. Aucune condition de nationalité n’est requise, ni pour l’adhésion, ni pour l’élection au Conseil d’Administration. Les candidats doivent être âgés de plus de dix-huit (18) ans.

Le déroulement du vote pour l’élection des administrateurs est le suivant. Chaque votant exprimera pour chaque candidat s’il vote pour, contre où s’il s’abstient de voter. Dans la limite des places au Conseil d’Administration, les membres élus sont, par ordre de priorité :

• ceux qui ont le plus de votes pour ;
• en cas d’égalité, ceux qui ont le moins de votes contre ;
• en cas d’égalité, alternativement les candidats les plus jeunes et les plus âgés en commençant par le plus âgés.

Un candidat sur lequel se porterait plus de votes contre que de votes pour ne sera pas élu.

Article 8 – Déclaration de candidature

Les candidatures au Conseil d’Administration doivent être adressées au Bureau au moins dix jours avant la date de l’Assemblée Générale. Celles-ci devront être accompagnées d’une présentation du candidat, de sa profession de foi et du bilan qu’il fait de son action au sein de l’association.

Article 9 – Vote

Un adhérent ne peut s’exprimer en son nom propre qu’une seule fois par vote. En cas de votes multiples, un seul vote sera pris en compte selon l’ordre de priorité décroissante suivant :
1. Vote sur place ;
2. Vote par correspondance ;
3. Vote électronique ;
4. Vote par procuration.

Article 10 – Procédure de vote

Autant pour les votes par correspondance que pour les votes électroniques, le Conseil d’Administration mettra à disposition des adhérents un bulletin de vote, reprenant chacun des points de l’ordre du jour, dans un espace accessible aux membres.

Article 11.a – Vote par correspondance

Le vote par correspondance est admis pour les Assemblées Générales ordinaires. Le bulletin de votre devra être adressé dûment rempli sous double enveloppe au secrétaire de Telley-Epilespoir, action internationale pour l’épilepsie, au plus tard trois jours avant la réunion. Les enveloppes seront ouvertes pendant le vote de l’Assemblée Générale.

Article 11.b – Vote par voix électronique

Le vote électronique est admis pour toutes les Assemblées Générales (ordinaires ou non). Le Conseil d’Administration déterminera en fonction des techniques et de la réglementation du moment, les procédures de vote électronique.

Article 11.c – Procurations

Lors d’une Assemblée Générale organisée sous la forme d’une réunion physique, les procurations doivent prioritairement désigner l’adhérent mandaté. Les procurations blanches (sans indication d’un adhérent mandaté) sont cependant valides. Celles-ci sont alors confiées aux membres présents du Conseil d’Administration en exercice jusqu’à l’Assemblée Générale. Ces derniers les distribuent librement aux membres présents pouvant voter, sous réserve du respect de la limitation statuaire du cumul des procurations.

Article 11d - Vote à main levée

Lors d'une Assemblée Générale organisée sous la forme d'une réunion physique, le Conseil d'Administration peut recourir, s'il le désire, au vote à main levée.

Article 12 – Remboursement des dépenses

Article 12.a – Frais de déplacement

Les dépenses réellement engagées par les membres au titre de l’association pourront être remboursées, avec accord préalable du Conseil d’Administration, sur présentation de justificatifs.

Dans le cas de l’utilisation d’un véhicule personnel, une indemnisation sera calculée en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus pour se rendre sur le lieu de mission et de la puissance fiscale de celui-ci. Le barème utilisé sera celui de l’administration fiscale. Aucune facture de carburant ne sera remboursée. Les frais annexes à l’utilisation du véhicule personnel pourront être remboursés : stationnement, péages.

Les frais d’hébergement, de repas, de titres de transport, etc seront remboursés sur présentation de factures.

Article 12.b – Frais de documentations, reproduction, etc

Le remboursement de ces frais aura lieu sur présentation des factures et avec accord préalable du Bureau.

Article 13 – Délégations

Certaines missions peuvent être déléguées par le Conseil d’Administration à des membres de l’association, notamment :

• la modération et la gestion de certains moyens électroniques de communication (internes ou externes) de Telley-Epilespoir, action internationale pour l’épilepsie ;
• le suivis de certains projets ou actions décidées par le Conseil d’Administration ou le Bureau ;
• la représentation de Telley-Epilespoir, action internationale pour l’épilepsie, dans certaines manifestations.
• La personne chargée d’une mission devra rendre compte au Conseil d’Administration.

Article 14 – Commissaires aux comptes

L’Assemblée Générale peut décider de désigner un ou plusieurs commissaires aux comptes si le budget prévisionnel présenté par le trésorier le nécessite. Ces commissaires aux comptes seront élus parmi les membres éligibles de l’association.